Wer ist für die Schulwebsite verantwortlich?

Verwaltung

Einleitung

Viele Schulen fragen sich: Wer pflegt die Schulhomepage und wer trägt die Verantwortung dafür? Gerade an öffentlichen Schulen in Deutschland ist die Schulwebsite heute ein wichtiges Aushängeschild – doch die Zuständigkeiten sind oft unklar. Schulleitungen, Lehrkräfte, Verwaltungsmitarbeitende und der Schulträger (Schulverwaltung) sind alle beteiligt, aber wer ist wofür verantwortlich? Dieser Artikel klärt die Verantwortlichkeiten einer Schulwebsite und zeigt ein praktisches Modell, wie Schulen die Website-Pflege organisatorisch stemmen können. Dabei betrachten wir sowohl die rechtlichen Vorgaben (Impressum, Datenschutz nach DSGVO, redaktionelle Verantwortung) als auch die praktische Aufgabenteilung zwischen Schule und externen Dienstleistern. Ziel ist ein realistisch umsetzbares Rollenmodell, das Schulen hilft, ihre Homepage effizient und rechtssicher zu betreiben – ohne dass sie „nebenbei“ veraltet oder riskant wird.

Gesetzliche Verantwortung: Schule, Schulleitung und Schulträger

Die Schule als Betreiberin der Website: Grundsätzlich haftet die Schule als Herausgeberin ihrer Website für alle Inhalte und Rechtsverstöße. Auch wenn eine Lehrkraft einen Beitrag verfasst oder online stellt, liegt die Außenverantwortung bei der Schule bzw. dem Dienstherrn – nicht bei der einzelnen Lehrkraft. In der Praxis bedeutet das: Kommt es z.B. zu einer Urheberrechtsverletzung auf der Schulhomepage (etwa ein Bild ohne Lizenz), haftet letztlich die Schulbehörde bzw. das Bundesland als Träger der Schule, nicht der einzelne Lehrer. Interne Konsequenzen kann die Schule natürlich gegenüber fahrlässigen Mitarbeitenden ziehen, aber gegenüber Dritten steht die Schule gerade.

Rolle der Schulleitung: Die Schulleitung trägt die Gesamtverantwortung für den Webauftritt. Als Behördenleitung der „Schule“ obliegt ihr die Sicherstellung der Rechtmäßigkeit aller Inhalte und der Datennutzung auf der Homepage. Sie vertritt die Schule nach außen und wird im Impressum in der Regel als inhaltlich Verantwortliche Person genannt. Wichtig ist: Die Schulleitung kann operative Aufgaben delegieren (z.B. Pflege der Seiteninhalte an Lehrkräfte), muss aber geeignete organisatorische Maßnahmen treffen, um Rechtsverletzungen zu verhindern. Mit anderen Worten: Die Schulleitung darf Kolleg*innen mit der Website-Betreuung beauftragen, behält aber die Letztkontrolle. In der Praxis sollte die Schulleitung Richtlinien vorgeben (z.B. was veröffentlicht werden darf) und stichprobenartig oder bei wichtigen Beiträgen vor der Veröffentlichung drüberschauen. Sie bleibt Letztverantwortliche und muss im Zweifel eingreifen, etwa wenn rechtswidrige Inhalte gemeldet werden – dann besteht eine Pflicht zum Einschreiten und Entfernen.

Aufgaben des Schulträgers (Schulverwaltung): Der Schulträger – meist die Kommune oder der Landkreis für öffentliche Schulen – ist für die sächliche Ausstattung der Schule zuständig, wozu auch IT-Infrastruktur und oft die technische Bereitstellung der Website gehören. Rechtlich gilt der Schulträger in vielen Bundesländern als „Diensteanbieter“ der Schulwebsite, da die Schule selbst keine eigene Rechtspersönlichkeit hat. Im Impressum einer Schulhomepage muss daher üblicherweise der Schulträger mit ladungsfähiger Anschrift als Website-Anbieter aufgeführt sein – z.B. Stadt Musterstadt, vertreten durch den Bürgermeister, Rathausadresse. Die Schulleitung erscheint daneben als inhaltlich Verantwortliche Person (Vertretungsberechtigte der Schule).

Der Schulträger trägt Verantwortung für den technischen Betrieb der Website, sofern er diesen stellt. Das umfasst Hosting, Server, eventuell ein Content-Management-System (CMS) und die Gewährleistung der IT-Sicherheit. Häufig stellt der Schulträger einen Server oder einen Platz im kommunalen Webauftritt bereit, oder er finanziert eine externe Web-Agentur. Wichtig: Sobald der Schulträger (oder ein von ihm beauftragter IT-Dienstleister) Zugriff auf personenbezogene Daten der Schulwebsite hat (z.B. auf Schülerfotos, Nutzerkonten, etc.), agiert er als Auftragsverarbeiter im datenschutzrechtlichen Sinne. Dann muss mit ihm ein Vertrag nach Art. 28 DSGVO geschlossen werden, der klar regelt, dass die Schule der verantwortliche Auftraggeber ist und der Dienstleister nur auf Weisung der Schule handelt. Beispiel: Hosten der Schulhomepage über die IT-Abteilung der Stadt erfordert einen Auftragsverarbeitungs-Vertrag, in dem die Schule als „Verantwortlicher“ und die Stadt-IT als „Verarbeiter“ handeln.

Datenschutz (DSGVO) – wer ist „Verantwortlicher“? Im Schulbereich gilt: Verantwortlicher für personenbezogene Daten auf der Schulhomepage ist die Schule selbst, vertreten durch die Schulleitung. Inhalte wie Namen von Lehrkräften, Fotos von Schülern oder Kontaktformulare bedeuten Verarbeitung personenbezogener Daten – hier muss die Schule (als öffentlich-rechtliche Stelle) die DSGVO einhalten. Die Schulleitung ist dafür verantwortlich, dass z.B. keine Daten unbefugt veröffentlicht werden und dass eine Datenschutzerklärung vorhanden ist. Der Schulträger unterstützt zwar technisch, hat aber keine Weisungsbefugnis bezüglich inhaltlicher Datenverarbeitung der Schule. Eine wichtige Folge: Wenn die Schule externe Dienstleister für Webservices einsetzt (z.B. eine Web-Agentur für Pflege oder Hoster), muss die Schulleitung diese beauftragen und sicherstellen, dass Datenschutzauflagen eingehalten werden. Die Auswahl und Kontrolle solcher Dienstleister liegt in der Verantwortung der Schulleitung; eine Genehmigung der Schulaufsicht ist meist nicht nötig, aber der Datenschutzbeauftragte der Schule sollte einbezogen werden.

Impressum und redaktionelle Verantwortung: Jede Schulwebsite benötigt ein Impressum, auch wenn Schulen nicht in erster Linie „geschäftsmäßige“ Dienste anbieten. Darin sollten Schule, Schulleitung und Schulträger genannt werden – also Name und Anschrift der Schule, Name der Schulleitung (als verantwortliche Person für Inhalte) und Name/Adresse des Schulträgers. Zusätzlich werden Kontaktangaben (E-Mail, Telefon) sowie ggf. der/die Webseiten-Redakteur/in genannt, falls diese Person nicht die Schulleitung ist. Auch technische Betreiber oder Designer der Website können erwähnt werden (z.B. „Technische Umsetzung: Mustermedia GmbH“), was Transparenz schafft.

Ein Sonderfall der Impressumspflicht ist die journalistisch-redaktionelle Verantwortung nach § 18 Medienstaatsvertrag. Schulwebsites berichten oft regelmäßig über Schulalltag und könnten als „journalistisch gestaltet“ gelten. Daher wird empfohlen, eine inhaltlich verantwortliche Person zu benennen – meist die Schulleitung oder eine beauftragte Lehrkraft. Diese Person („Verantwortlich i.S.d. Pressegesetzes“) muss eine natürliche Person sein. In der Praxis ist dies oft identisch mit der Schulleitung, sofern nicht ausdrücklich eine andere Person als Redakteur benannt wird. Das heißt, wer im Impressum als inhaltlich Verantwortlicher steht, trägt presserechtlich die Verantwortung für veröffentlichte Inhalte.

Kurz gesagt: Rechtlich kann man es so zusammenfassen: Der Schulträger verantwortet die Rahmenbedingungen (Technik, Bereitstellung) und wird als Anbieter genannt, aber die Schule bzw. Schulleitung verantwortet die Inhalte und die Einhaltung von Datenschutz und Medienrecht. Alle Beteiligten sollten wissen, welche Rolle sie haben, damit nichts „durchrutscht“. Im nächsten Schritt betrachten wir, welche Aufgaben eine Schule an externe Partner abgeben kann – und was zwangsläufig in der Schule verbleiben muss.

Was kann an externe Dienstleister ausgelagert werden?

Gerade öffentliche Schulen haben begrenzte personelle Ressourcen für die Website-Pflege. Externe Dienstleister (Agenturen oder IT-Dienstleister) können hier viel Unterstützung bieten. Wichtig ist jedoch, dass die Schule die Kontrolle behält, während der Dienstleister definierte technische oder redaktionelle Aufgaben übernimmt. Folgende Bereiche lassen sich realistisch auslagern:

Technischer Betrieb & Hosting: Die Wartung des Servers, das Hosting der Website und die Sicherstellung der Erreichbarkeit können extern erfolgen. Viele Schulen nutzen vom Schulträger bereitgestellte Server oder beauftragen Webhosting-Firmen. Ein externer Provider kümmert sich um Serverkonfiguration, Speicher, Updates des Betriebssystems etc. – Dinge, für die den Lehrkräften oft Know-how und Zeit fehlen. Voraussetzung: Es besteht ein klarer Vertrag, der Datenschutz und Verantwortlichkeiten regelt (siehe Auftragsverarbeitung oben).
CMS-Pflege (Software-Updates & Sicherheit): Ein Content-Management-System wie WordPress, Joomla oder ein Schul-CMS muss regelmäßig aktualisiert werden. Diese Updates, Sicherheits-Patches und technische Backups kann ein IT-Dienstleister übernehmen. Extern kann auch die Einhaltung von Sicherheitsstandards (Passwortschutz, SSL-Zertifikate) gewährleistet werden. Die Schule sollte sicherstellen, dass im Vertrag regelmäßige Updates und Backups vorgesehen sind – so verhindert man, dass die Homepage Opfer von Sicherheitslücken wird, weil intern niemand daran denkt.
Design, Layout und Barrierefreiheit: Die Erstellung des Webdesigns und Layout-Vorlagen lässt sich sehr gut auslagern. Professionelle Webagenturen oder medienpädagogische Zentren können ein zugängliches, responsives Design entwickeln, das den gesetzlichen Barrierefreiheits-Anforderungen genügt. Externe Experten kennen die BITV 2.0 / WCAG-Richtlinien und können das Schul-CI (Logo, Farben) ansprechend einbinden. Auch regelmäßige Design-Anpassungen oder technische Implementierungen (z.B. Integration eines Kalenders, Plugins) kann ein Dienstleister übernehmen. Wichtig ist, dass die Schule Anforderungen definiert – z.B. „Wir brauchen eine barrierefreie PDF-Ansicht“ – und der Dienstleister setzt es technisch um.
Content-Eingabe und -Aktualisierung als Service: Einige Schulen lagern sogar die eigentliche Inhaltseingabe aus. Das heißt, die Schule liefert vorbereitete Texte, Bilder oder PDF-Dokumente an einen Dienstleister, und dieser stellt die Inhalte online. Dieses „Rundum-Sorglos“-Modell entlastet die Lehrkräfte enorm: man schickt z.B. monatlich die Neuigkeiten per E-Mail an die Agentur, welche dann Newsbeiträge im CMS einstellt, Bilder zuschneidet und veröffentlicht. Der Vorteil: Professionelle Pflege, konsistente Formatierung und garantiert pünktliche Updates (gemäß vereinbartem Rhythmus). Die Schule muss nur darauf achten, freigegebene und korrekte Inhalte zu liefern – um Layout und Technik kümmert sich der Dienstleister. Wichtig: Auch hier muss klar vertraglich geregelt sein, dass der Dienstleister keine eigenen Inhalte kreiert, sondern nur nach Weisung handelt. Die redaktionelle Hoheit verbleibt bei der Schule.
Technische Umsetzung gesetzlicher Vorgaben: Externe können helfen, rechtliche Vorgaben technisch umzusetzen – z.B. Cookie-Banner (falls benötigt) einbauen, ein DSGVO-konformes Kontaktformular bereitstellen oder die Datenschutzerklärung aktuell halten. Ebenso kann der externe Partner die Barrierefrei-Erklärung auf der Website einpflegen und ein Feedback-Formular für Barrierefreiheitsmängel anbieten. Die Formulierungen selbst erhält er von der Schule bzw. dem Schulträger oder orientiert sich an Mustervorlagen der Behörden, aber das Einstellen und Formatieren kann er übernehmen.
Monitoring und Support: Schließlich kann ein externer Service auch ein Monitoring der Website übernehmen (Benachrichtigung bei Ausfällen) und einen Support bieten. Das heißt, wenn die Website ausfällt oder ein Fehler auftritt, reagiert der Dienstleister und behebt das Problem. Manche Dienstleister bieten SLA (Service Level Agreements) an, die garantieren, dass z.B. binnen 24 Stunden reagiert wird. So muss niemand an der Schule nachts den Server neu starten – dafür gibt es den externen Partner.

Kurzum, alles, was technisch oder routinemäßig ist, lässt sich meist besser extern erledigen. Schulen sollten diese Möglichkeiten nutzen, um die eigene Belastung zu senken. Wichtig dabei: Die Verträge müssen klar regeln, welche Aufgaben der Dienstleister übernimmt, und die Schule muss ihm die nötigen Zugänge/Autorisierungen geben. Aber zugleich darf man nicht vergessen, dass gewisse Kernaufgaben nicht delegierbar sind – diese schauen wir uns im nächsten Abschnitt an.

Was muss in der Schule verbleiben?

Trotz externer Unterstützung gibt es kritische Bereiche, die die Schule nicht vollständig auslagern darf. Hier geht es um inhaltliche und rechtliche Kernverantwortung, die untrennbar mit der Rolle der Schule als öffentliche Bildungseinrichtung verbunden sind:

Inhaltliche Entscheidungen und Freigaben: Die Schule selbst muss entscheiden, was online gestellt wird. Ob es eine News-Meldung, ein Fotoalbum vom Schulfest oder ein neuer Elternbrief als PDF ist – die inhaltliche Freigabe liegt bei der Schule. Keine Agentur kann oder darf eigenmächtig Texte verfassen oder sensible Informationen veröffentlichen, ohne dass die Schule es autorisiert. Die Korrektheit der Inhalte (fachlich und sprachlich) muss von der Schule geprüft werden. Beispielsweise sollte zumindest eine Lehrkraft oder die Schulleitung gegenlesen, ob ein Artikel keine Fehler oder unangemessenen Formulierungen enthält, bevor er veröffentlicht wird. Externe können zuarbeiten, aber die Endkontrolle obliegt intern – schon um sicherzustellen, dass die Schule hinter jedem veröffentlichten Wort stehen kann.
Rechtliche Compliance & Datenschutzfragen: Alle rechtlichen Abwägungen müssen in der Schule getroffen werden. Zum Beispiel: Dürfen wir dieses Schülerfoto veröffentlichen? Ist es zulässig, die Namen der Wettbewerbssieger auf die Homepage zu setzen? Solche Fragen können nicht einfach ans Webbüro outgesourct werden. Die Schule – meist vertreten durch Schulleitung in Abstimmung mit dem Datenschutzbeauftragten – muss Richtlinien haben, wann Einwilligungen nötig sind und was tabu ist (z.B. keine Klarnamen minderjähriger Schüler ohne Anlass, keine Gesundheitsdaten etc.). Die Entscheidung, ob etwa externe Tools (YouTube-Videos, Google Maps) eingebunden werden, liegt auch bei der Schule, da hier Datenschutz und pädagogische Erwägungen abzuwägen sind. Externe können zwar Hinweise geben (z.B. „Achtung, das YouTube-Video setzt Cookies“), aber die Verantwortung für die Entscheidung trägt die Schule. Ebenso muss die Schule sicherstellen, dass ein Verfahren existiert, um Einwilligungen (z.B. Fotogenehmigungen der Eltern) einzuholen und zu dokumentieren – das kann nicht ausgelagert werden.
Einhalten von Genehmigungsprozessen: Veröffentlichungen an einer Schule sollten idealerweise immer nach dem Vier-Augen-Prinzip geschehen. Mindestens eine interne Person sollte Inhalte genehmigen, bevor sie live gehen – auch wenn der eigentliche Upload durch einen Dienstleister passiert. Beispielsweise kann vereinbart werden, dass das Sekretariat oder ein beauftragter Lehrer alle neuen Beiträge kurz freigibt (per Mail oder CMS-Freigabe), ehe der Dienstleister sie publiziert. So bleibt die Kontrolle über Veröffentlichungen in der Schule. Das ist besonders wichtig bei heiklen Themen (Unfälle, Krisenmeldungen etc.), wo die Schulleitung unbedingt final entscheiden muss, was und wie kommuniziert wird.
Verantwortung für Inhalte im rechtlichen Sinne: Wie oben beschrieben, bleibt die Schule im Sinne von Impressum, Medienrecht und DSGVO stets der Verantwortliche. Das kann man nicht „wegdelegieren“. Auch wenn ein externer Partner für den täglichen Betrieb sorgt, muss im Impressum weiterhin die Schulleitung als Verantwortliche Person genannt sein und der Schulträger als Betreiber. Die Schule kann also rechtliche Haftung nicht vertraglich auslagern – sie kann nur intern regeln, dass ein Dienstleister im Fehlerfall Regress leisten müsste. Aber gegenüber Öffentlichkeit und Behörden steht die Schule in der Pflicht. Deshalb: Alle externen Hilfen entbinden die Schule nicht davon, aufmerksam zu bleiben.

Liefern von Inhalten und Aktualisierungen: Eine Website braucht regelmäßig Input, und diesen muss die Schule selbst liefern. Ein Dienstleister kann zwar beim Formulieren helfen, aber typischerweise kommen die Informationen aus der Schule: Termine, Ankündigungen, Berichte von Veranstaltungen, neue Stundenpläne etc. Schulen sollten intern Verantwortliche bestimmen, die Inhalte zuliefern (z.B. der Kunstlehrer schickt Fotos von der Vernissage, die Sekretärin liefert neue Sprechzeiten). Ohne diesen Fluss an Informationen kann der beste Dienstleister nichts tun – „Garbage in, garbage out“ gilt auch hier. Daher muss die Schule Prozesse haben, um Inhalte zu generieren und weiterzugeben.
Festlegen von internen Rollen und Prozessen: Die Organisation rund um die Homepage muss von der Schulleitung initiiert werden. Wer darf Beiträge verfassen? Wer darf sie ins CMS einstellen? Wer prüft das Impressum jährlich? Diese Fragen sollte die Schule intern klären und dokumentieren. Ein externer Partner kann nur erfolgreich helfen, wenn intern die Zuständigkeiten klar sind. Beispielsweise sollte es an der Schule einen Website-Koordinator geben, der als Hauptansprechpartner fungiert und die Verbindung zum Dienstleister hält. Auch Vertretungen bei Krankheit/Abwesenheit müssen bedacht werden. Solche organisatorischen Festlegungen – oft in Form eines kleinen „Website-Konzepts“ oder einer Dienstanweisung – kann kein Externer für die Schule übernehmen.

Fazit dieses Abschnitts: Die Schule behält die Hoheit über alle inhaltlichen und rechtlichen Fragen. Externe können Hilfsdienste leisten, aber nicht die Verantwortung abnehmen. Oder plakativ: Man kann die Arbeit delegieren, nicht aber die Verantwortung. Im nächsten Schritt entwickeln wir ein konkretes Rollenmodell, wie Schule und ggf. Dienstleister zusammenwirken können, damit alle Aufgaben abgedeckt sind.

Rollen- und Zuständigkeitsmodell für die Schulhomepage (Empfehlung)

Eine klare Aufgabenteilung nach dem Motto „Wer macht was?“ ist der Schlüssel dazu, dass die Schulwebsite effizient und sicher gepflegt wird. Hier ein empfohlenes Rollenmodell mit typischen Aufgaben und den dafür vorgesehenen Verantwortlichen. (Hinweis: Jede Schule kann Bezeichnungen und Details anpassen, wichtig ist das Prinzip der Zuständigkeitsverteilung.)

Hauptrollen:

Schulleitung (SL): Gesamtverantwortung, gibt wichtige Inhalte frei, achtet auf Rechtmäßigkeit.
Webseiten-Redaktion (Lehrkraft oder Team) – intern: Operative Pflege der Inhalte, regelmäßige Updates einstellen, Anfragen koordinieren.
Sekretariat (Verwaltungsmitarbeiter): Aktualisiert Basis-Informationen (z.B. Kontaktdaten, Sprechzeiten), erste Anlaufstelle für Änderungswünsche im Alltag.
Schulträger-IT oder Externer Dienstleister (Technik): Verantwortlich für technischen Betrieb, Wartung, Designanpassungen, Barrierefreiheit und Sicherheit.
Datenschutzbeauftragte/r (DSB) – intern oder behördlich zuständig: Berät bei Datenschutzfragen, prüft Datenschutzerklärung, wird bei Bedarf konsultiert (hat aber keine operative Pflegeaufgabe).
** ggf. Beauftragte/r für Barrierefreiheit:** (falls vorgeschrieben) Zuständig für Rückmeldungen zur Barrierefreiheit und Koordination von Verbesserungen.

Aufgabenmatrix: (R = führt in der Regel aus, F = finale Freigabe/Verantwortung, ✔ = beteiligt/mitarbeitend)

**Neue Neuigkeiten/Termine veröffentlichen:
– Inhalt verfassen: meist Lehrkraft oder AG-Leitung liefert Text/Foto (R)
– Redaktioneller Check: Webseiten-Redakteur/in prüft und editiert bei Bedarf (R)
– Freigabe: Schulleitung (F) bei sensiblen oder wichtigen Beiträgen, ansonsten nach vorgegebenen Richtlinien
– Online-Stellen: Lehrkraft mit CMS-Zugang oder externer Dienstleister veröffentlicht den freigegebenen Beitrag (R)
Dokumente (Elternbriefe, Formulare) hochladen:
– Erstellung Inhalt: Schule erstellt das Dokument (z.B. Schulleitung verfasst Elternbrief) (R)
– Prüfung Freigabe: Schulleitung bzw. Zuständige Stelle genehmigt das Dokument zur Veröffentlichung (F)
– Upload: Sekretariat oder externer Dienstleister lädt PDF/Dokument ins CMS hoch und verlinkt es (R)
– Kontrolle: Webseiten-Redakteur oder Schulleitung prüft stichprobenartig die verlinkten Dokumente auf Richtigkeit ✔
Kontakt- und Basisdaten aktualisieren (Adresse, Telefon, Sprechzeiten):
– Änderungsinfo: Schulleitung/Sekretariat meldet erforderliche Änderung (R – Quelle der Wahrheit)
– Umsetzung im CMS: Webseiten-Redakteur oder Dienstleister passt die Daten auf der Website an (R)
– Überprüfung: Sekretariat kontrolliert, ob die aktualisierten Angaben korrekt dargestellt sind (F) – denn falsche Kontaktinfo wäre kritisch.
Fotos veröffentlichen (inkl. Einwilligungen) & Medien entfernen auf Anfrage:
– Einholung Einwilligungen: Schule (z.B. Klassenlehrkraft oder Sekretariat) holt vorab schriftliche Einwilligungen der Eltern/Erziehungsberechtigten ein und dokumentiert sie (R)
– Bildauswahl & Hochladen: Webseiten-Redakteur oder Dienstleister fügt nur Bilder ein, für die die Schule Freigabe erteilt hat (R)
– Widerruf/Entfernungs-Anfragen: Erhält die Schule einen Widerruf (z.B. Eltern möchten ein Foto entfernt haben), muss sie umgehend reagieren: interner Webseiten-Verantwortlicher meldet es dem Dienstleister oder entfernt selbst das Bild (F für Entfernung liegt bei Schule)
– Kontrolle Datenschutz: Datenschutzbeauftragter kann beraten, ob z.B. bestimmte Bilder problematisch sind (✔ beratend), aber Freigabe obliegt der Schulleitung.
Anfragen zur Barrierefreiheit bearbeiten: (Öffentliche Stellen sind verpflichtet, auf Hinweise zu Barriere-Mängeln zu reagieren.)
– Empfang der Meldung: Schule benennt im Impressum einen Kontakt (z.B. Schulpoststelle oder Web-Redakteur) für Barrierefreiheits-Rückmeldungen (R für Entgegennahme)
– Prüfung des Hinweises: Webseiten-Redaktion und ggf. der technische Dienstleister prüfen, was zu tun ist (R gemeinsam) – z.B. fehlende Alt-Texte ergänzen, Kontrast verbessern.
– Antwort an Meldenden: Schulleitung oder beauftragte Person formuliert eine Antwort an den Meldenden innerhalb der gesetzlichen Frist (F) – hier zeigt sich wieder: offizielle Antwort = Aufgabe der Schule.
– Umsetzung technischer Verbesserungen: Externer Dienstleister setzt nötige Änderungen um (R), Schule testet und bestätigt die Behebung (F).
Impressum und Datenschutzerklärung aktualisieren:
– Inhaltliche Updates: Schule überwacht gesetzliche Änderungen (ggf. mit Hilfe des DSB oder Informationen vom Schulträger) und entscheidet, wann Anpassungen nötig sind (R/F für Inhalt durch Schule/DSB)
– Erstellung neuer Texte: Datenschutzbeauftragter oder Schulleitung liefert den angepassten Text (R) – idealerweise aus einer offiziellen Vorlage des Landes.
– Implementierung: Externer Partner oder Web-Redakteur baut den neuen Text auf der Website ein (R).
– Kontrolle: Schulleitung prüft, ob Impressum/Datenschutzhinweis vollständig und korrekt angezeigt werden (F).
Software-Updates & Backups:
– Durchführung: Externer IT-Betreuer oder Schulträger-Admin spielt CMS-Updates ein, erneuert Zertifikate und erstellt regelmäßige Backups (R).
– Überwachung: Schule erkundigt sich z.B. halbjährlich oder lässt sich berichten, ob alles aktuell ist (F in dem Sinne, dass Schule die Pflicht hat, dafür zu sorgen). Im Idealfall erhält die Schule nach jedem größeren Update eine Meldung „System aktualisiert am…“.
– Wiederherstellung im Notfall: Der Dienstleister ist erster Ansprechpartner, um bei Datenverlust die Seite aus dem Backup wiederherzustellen (R). Die Schule muss wissen, wen sie anruft und welche Ausfallszenarien es gibt (✔ vorbereitet sein).
Störungs- und Notfallmanagement (Website down, Sicherheitspannen):
– Überwachung: Externer Dienstleister oder ein Monitoring-System erkennt Ausfälle oder Hacks (R).
– Meldung: Schule sollte einen Kontakt haben, der sofort informiert wird (z.B. Schulleitung oder IT-Beauftragter bekommt E-Mail/SMS bei Ausfall) (R für Dienstleister in Infoweitergabe).
– Erstreaktion: Der technische Betreiber behebt nach Möglichkeit umgehend den Fehler oder schaltet die Seite offline, falls z.B. kompromittierende Inhalte auftauchen (R).
– Interne Koordination: Schulleitung und Schulträger werden informiert (F Verantwortung für Krisenkommunikation). Bei Datenschutzvorfällen (z.B. Datenleck durch Hack) muss die Schulleitung ggf. den Vorfall an die Aufsichtsbehörde melden.
– Kommunikation: Die Schule entscheidet, ob eine Info an Eltern/Öffentlichkeit erforderlich ist („Unsere Homepage ist derzeit wegen Wartung offline…“) – diese Kommunikation macht die Schule selbst (F), ggf. unterstützt durch Vorlagen vom Schulträger.

Diese Matrix zeigt: Es gibt immer ein Zusammenspiel von internen Zuständigen und externen Helfern. Eine klare Absprache, wer welche Rolle übernimmt, verhindert Missverständnisse. Zum Beispiel sollte jeder an der Schule wissen, an wen er sich wendet, wenn er einen neuen Beitrag auf die Homepage bringen möchte (typischerweise an den Web-Redakteur intern). Und der externe Dienstleister weiß, dass er keine inhaltlichen Änderungen ohne Auftrag vornehmen darf.

Praktische Workflows für die Website-Pflege

Theorie ist das eine – aber wie sieht ein praxisnaher Ablauf aus, der im Schulalltag funktioniert? Hier ein möglicher Workflow, der sich in vielen Schulen bewährt hat, um die Schulhomepage aktuell zu halten, ohne das Kollegium zu überlasten:

Benennung eines Website-Ansprechpartners intern: Ideal ist es, wenn die Schulleitung eine oder zwei Personen offiziell mit der Koordination der Schulhomepage beauftragt. Das kann ein technikaffiner Lehrer, die/der Medienbeauftragte der Schule oder auch eine Verwaltungsangestellte im Sekretariat sein. Diese Person sammelt alle Inhalte und fungiert als Schnittstelle zum externen Dienstleister (falls vorhanden). Wichtig: Aufgabenbeschreibung klar kommunizieren – z.B. „Herr X pflegt die Homepage und entscheidet im Rahmen der vorgegebenen Regeln, welche Beiträge veröffentlicht werden; er hält Rücksprache mit der Schulleitung bei Bedarf.“
Regelmäßige Inhalte-Lieferung einplanen: Um zu vermeiden, dass die Homepage monatelang unverändert bleibt, sollte ein Rhythmus etabliert werden. Zum Beispiel: Jeden Monat oder zumindest einmal pro Quartal fragt der Website-Koordinator im Kollegium nach Neuigkeiten. Einige Schulen richten hierfür einen festen Zeitpunkt ein („Redaktionsschluss“), z.B. vor den Ferien oder zu Monatsende. Lehrkräfte, AG-Leitungen oder auch Schülergruppen wissen dann, bis wann sie Beiträge einreichen können (z.B. kurzer Bericht + 1 Foto). Durch diese Routine wird „Website-Pflege“ zum planbaren Prozess statt einer spontanen Aktion nebenbei.
Einfache Content-Einreichung: Um Hürden für Kolleg*innen niedrig zu halten, sollte das Einreichen von Inhalten unkompliziert sein. Eine zentrale E-Mail-Adresse (z.B. homepage@schule.de) oder ein internes Formular kann helfen. So kann jeder, der etwas veröffentlichen möchte, seinen Text und ggf. Bilder dorthin schicken. Der interne Koordinator sichtet das und stellt Rückfragen bei Unklarheiten. Alternativ nutzen manche Schulen Cloud-Ordner, in die Fotos/Texte abgelegt werden. Der springende Punkt: Die Lehrkräfte müssen nicht selbst ins CMS – das übernimmt der Koordinator oder der Dienstleister, was die Qualität sichert und Zeit spart.
Überprüfung und Freigabe: Der interne Verantwortliche prüft alle eingehenden Beiträge auf Rechtskonformität (z.B. Namensnennungen in Ordnung? Bildrechte/Einwilligungen vorhanden?) und auf grundlegende Qualität (Verständlichkeit, keine Tippfehler). Bei Zweifeln holt er das OK der Schulleitung ein. Hier zahlt sich aus, wenn es schriftliche Guidelines gibt: z.B. „Keine Erwähnung von vollen Schülernamen bei Unter-16-Jährigen“ oder „Politische Statements nur nach Abstimmung mit SL“. Diese Richtlinien geben dem Redakteur Sicherheit im Entscheiden. Im Normalfall kann der/die beauftragte Lehrkraft dann grünes Licht geben und den Beitrag zur Veröffentlichung weiterreichen.
Zusammenarbeit mit dem externen Dienstleister: Wenn ein externer Service die Inhalte einpflegt, erfolgt nun die Übergabe: Der Koordinator sendet den geprüften Beitrag an den Dienstleister (per Mail oder über ein Ticketsystem). Optimalerweise gibt es ein vereinbartes Format – z.B. Text als Word-Dokument, Bilder als JPG mit Angaben wo sie hin sollen. Der Dienstleister bestätigt den Erhalt und veröffentlicht den Inhalt innerhalb einer festgelegten Frist (z.B. 2 Werktage). Viele Agenturen bieten an, kleine Korrekturen oder Layoutanpassungen selbstständig vorzunehmen (etwa Bildzuschnitt), sodass das Ergebnis professionell aussieht.
Kontrolle der Live-Seite: Nachdem der Beitrag online ist, sollte die Schule noch einmal drüberschauen. Entweder der Koordinator prüft selbst im Browser, ob alles korrekt dargestellt wird, oder der Dienstleister schickt einen Preview-Link/Screenshot vorab. Diese Endkontrolle stellt sicher, dass keine Fehler passiert sind (z.B. falsches Datum, Bild falsch zugeordnet). Falls alles passt, ist die Sache erledigt – der neue Inhalt ist live und die Homepage aktuell.
Wartung und Erinnerung: Abseits der tagesaktuellen Inhalte sollten Schulen einen Prozess haben, um regelmäßig die bestehenden Seiten zu prüfen. Z.B. einmal im Semester könnte man alle festen Seiten (Über-uns, Fachschaften, Termine) durchgehen und schauen, ob etwas aktualisiert werden muss (neue Lehrkräfte im Team, neue Sprechstundenzeiten etc.). Ein externer Partner kann hier unterstützen, indem er proaktiv Erinnerungen schickt: „Bitte aktualisieren Sie die Lehrerliste zum Schuljahresbeginn“ – so bleibt die Seite lebendig. Auch automatische Kalenderfunktionen (Termine, die nach Ablauf verschwinden) können helfen, dass die Seite nicht veraltet wirkt.
Notfall-Plan: Teil des Workflows sollte ein Mini-Plan für Notfälle sein. Beispiel: Website ist offline – wer informiert den Dienstleister? Oder ein Fehler auf der Seite – wer darf direkt zugreifen, falls man nicht auf den Dienstleister warten kann? Es empfiehlt sich, im Kollegium zumindest einer Person (evtl. dem Netzwerkbetreuer der Schule) Admin-Rechte zu geben, um im absoluten Notfall (und nur dann) eingreifen zu können. Und man sollte wissen, wie man den Wartungsmodus aktiviert oder die Startseite vorübergehend ändert, falls mal ein sehr unangenehmer Inhalt auftaucht (z.B. durch Hacking). Solche Worst-Case-Prozeduren müssen nicht umfangreich dokumentiert sein, aber ansprechbare Personen und Telefonnummern sollten bekannt sein.

Durch solche klaren Workflows vermeidet man das verbreitete Problem, dass die Schulhomepage zur Nebensache wird. Im Gegenteil, sie wird Teil des Schulalltags: Lehrkräfte liefern stolz Beiträge, die Schulleitung sieht die Öffentlichkeitsarbeit gesichert und der technische Part ist zuverlässig ausgelagert. Das entlastet alle und erhöht die Aktualität und Qualität des Webauftritts.

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Auch mit guter Organisation gibt es einige Fallstricke, auf die Schulen achten sollten. Unklare Verantwortlichkeiten oder Nachlässigkeit können zu Outdated Content oder sogar rechtlichen Problemen führen:

Verwaiste Homepage: Der Klassiker – die Website wurde einmal erstellt und dann vergessen. Termine von vor zwei Jahren, die letzte News zur Einschulung 2021… Solche Fälle entstehen meist, wenn keine Person klar beauftragt ist. Tipp: Vermeiden durch feste Verantwortlichkeiten und Redaktionspläne. Eine veraltete Homepage wirkt unprofessionell und kann das Image der Schule schädigen.
Jeder darf, keiner tut: Manchmal bekommen „alle Lehrer“ Zugang zum CMS in der Hoffnung, dass sich immer jemand findet, der aktualisiert. Das Ergebnis ist oft Chaos: Keiner fühlt sich konkret zuständig, Inhalte sind uneinheitlich formatiert, und im Worst Case löscht jemand versehentlich etwas. Besser ist Role-Based Access: wenige klar Verantwortliche mit Editierrechten, der Rest liefert Inhalte per E-Mail. So bleibt die Qualität hoch und die Zuständigkeit eindeutig.
Rechtliche Fallen bei Inhalten: Ein häufiger Stolperstein sind Fotos und Namen. Beispiel: Ein engagierter Lehrer stellt Bilder vom Sportfest online, übersieht aber, dass ein Kind darauf keine Fotofreigabe hat – die Eltern beschweren sich, im schlimmsten Fall schaltet sich der Datenschutzbeauftragte ein. Oder ein Lehrer kopiert ungeprüft einen Zeitungsartikel auf die Schulwebsite → Urheberrechtsverletzung! Solche Dinge passieren oft aus Unwissen oder Eifer. Schulinterne Schulungen können helfen: Alle, die Inhalte zuliefern, sollten die Grundregeln kennen (keine fremden Texte/Bilder ohne Erlaubnis, bei Schülerfotos immer Einwilligung, max. Vorname oder Kürzel von Schülern nennen etc.). Zudem sollte der Web-Koordinator jedes zugelieferte Material genau prüfen. Hier zahlt sich ein erfahrener Blick aus – im Zweifel lieber einmal nachfragen („Hast du für dieses Foto die Elternerlaubnis?“).
Keine Datenschutz-Basics umgesetzt: Ein typisches Versäumnis ist eine fehlende oder unvollständige Datenschutzerklärung. Gerade nach DSGVO sind Abmahnungen möglich, wenn z.B. Google Fonts oder YouTube-Videos eingebunden sind und die Besucher nicht informiert werden. Jede Schule sollte daher mindestens die vom Land oder Datenschutzbeauftragten bereitgestellten Mustertexte verwenden. Ebenso muss ein Impressum mit allen Angaben vorhanden sein. Es ist erstaunlich, aber manche Schulhomepages haben bis heute kein vollständiges Impressum – was rechtlich heikel ist. Hier drohen Abmahnungen oder Rügen durch die Schulaufsicht. Lösung: Checkliste (siehe unten) verwenden und diese Punkte regelmäßig prüfen.
Sicherheitslücken und technische Vernachlässigung: Schulwebsites, die auf veralteter Software laufen, sind leichte Beute für Hacker. Ein erfolgreicher Angriff kann von defacing (Schmierereien auf der Seite) bis zu Malware-Verteilung reichen. Im harmloseren Fall ist die Seite „nur“ offline – im schlimmeren Fall werden möglicherweise personenbezogene Daten abgegriffen. Das Risiko steigt drastisch, wenn niemand Updates einspielt. Schulen laufen Gefahr, dies zu übersehen, da es „unter der Haube“ passiert. Deshalb sollte entweder ein externer Dienst oder der Schulträger-IT die regelmäßige Wartung übernehmen – oder die Schule intern jemanden fortbilden und dafür zeitlich freistellen. Die Konsequenzen einer Panne sind nämlich auch für die Schulleitung unangenehm: Sie muss eventuell Datenschutzvorfälle melden und sich gegenüber Eltern erklären. Proaktiv handeln ist hier viel besser.

Personenwechsel und Wissensverlust: Schulen unterliegen Wechseln – Lehrkräfte gehen in Rente oder wechseln, auch Schulleitungen wechseln. Wenn der einzige Webmaster der Schule versetzt wird und niemand sonst Zugangsdaten oder Kenntnis der Abläufe hat, steht man schnell vor einer blockierten Website. Plötzlich kann keiner die Seite aktualisieren, Passwörter sind unbekannt. Solche Situationen gilt es vorzubeugen: Dokumentation und Übergabe sind essenziell. Alle wichtigen Zugangsdaten (CMS-Login, Provider-Login, Domain-Account) sollten im Schulsekretariat sicher hinterlegt und der Schulleitung bekannt sein. Bei personellen Änderungen sollte eine ordentliche Übergabe stattfinden – ggf. mit kurzer Einarbeitung des Nachfolgers. Ein Tipp ist, mindestens zwei Personen administrativen Zugriff zu geben (Prinzip „Vier-Augen“ und Ausfallsicherheit).

Durch Bewusstsein für diese Stolperfallen und entsprechende Vorkehrungen kann man die meisten Probleme vermeiden. Letztlich geht es darum, dass die Schulwebsite als Teamaufgabe verstanden wird – mit festem Rahmen, aber ohne dass es an Einzelnen hängt. Dann wird die Homepage von der Pflicht zur Kür: eine aktuelle, rechtskonforme Website, die positiv zum Schulprofil beiträgt.

Merkmale eines guten Service-Modells für Schulwebseiten

Viele Schulen ziehen inzwischen ein Service-Modell heran, um ihre Homepage professionell betreuen zu lassen. Doch wie sieht ein guter, praxistauglicher Service konkret aus? Hier einige Merkmale, auf die man achten sollte – ohne Werbung für bestimmte Anbieter, sondern als Orientierung für Schulträger oder Schulleitungen, die eine solche Lösung erwägen:

Klare Aufgabenverteilung: Ein seriöser Website-Service für Schulen definiert von Anfang an, welche Aufgaben er übernimmt und welche bei der Schule bleiben. Zum Beispiel: „Dienstleister übernimmt Technik, Design, regelmäßige Inhaltsupdates nach Vorgabe; Schule liefert Inhalte und behält Freigaberechte.“ Dieses Rollenverständnis sollte vertraglich festgehalten sein. So wissen beide Seiten, was erwartet wird.
Technische Verantwortung beim Dienstleister: Der externe Partner sollte die technische Last abdecken. Das heißt Hosting, technische Wartung, Sicherheitsupdates, Einhaltung der Barrierefreiheit im Code – all das gehört zu seinem Angebot. Im Optimalfall bietet der Dienstleister auch Monitoring an, sodass er Probleme behebt, bevor die Schule es überhaupt merkt. Schulen müssen dann keine Angst vor technischen Details haben; sie können sich darauf verlassen, dass „die Webseite läuft“. Dazu zählt auch, dass der Dienstleister Backups fährt und notfalls schnell wiederherstellen kann.
Strukturierte Inhaltspflege: Ein guter Service hat Prozesse, wie Inhalte von der Schule zu ihm gelangen. Beispielsweise gibt es ein Online-Formular oder Ticketsystem: Die Schule füllt ein einfaches Formular aus („Neuer Beitrag: Titel, Text, Bild anhängen, gewünschtes Veröffentlichungsdatum“) – und der Dienstleister setzt dies um. So geht nichts in E-Mails unter, und es ist nachvollziehbar, was wann beauftragt wurde. Alternativ kann es auch einen festen Ansprechpartner geben, der telefonisch oder per Mail Aufträge entgegennimmt. Wichtig ist, dass die Schule nicht lange rätseln muss, wie sie etwas einstellen lässt. Der Prozess sollte so einfach wie möglich sein.
Regelmäßige Routineabfragen: Professionelle Anbieter wissen, dass Schulen im Alltag oft vergessen, Inhalte zu liefern. Daher zeichnet ein gutes Modell aus, dass der Dienstleister proaktiv nachfragt. Beispielsweise: „Monatsanfang: Bitte schicken Sie uns die Termine für diesen Monat, wir pflegen den Kalender.“ Oder „Schuljahresbeginn: Haben Sie Aktualisierungen für Lehrerliste oder Sprechstunden? Wir stehen bereit.“ Diese Erinnerungsdienste helfen der Schule, nichts Wesentliches zu verschlafen. Im besten Fall entwickelt sich ein Kalender: beide Seiten wissen, im August steht das neue Klassenfoto der ersten Klasse an, im Dezember der Terminplan fürs nächste Jahr etc., und der Dienstleister hakt zu gegebener Zeit nach.
Schule behält inhaltliche Kontrolle: Trotz aller Service-Leistungen achten gute Anbieter darauf, dass die Schule stets Herr über die Inhalte bleibt. Sie werden also nie ohne Auftrag der Schule eigenmächtig Inhalte erstellen. Oft bieten sie an, Texte zu lektorieren oder in ansprechende Worte zu fassen – aber immer auf Basis von Informationen der Schule. Manche Schulen nutzen das, um z.B. holprige Formulierungen glätten zu lassen. Dennoch sollte final immer jemand von der Schule das OK geben. Dieses Prinzip der Inhaltsfreigabe ist wichtig, um Missverständnisse oder ungewollte Veröffentlichungen zu vermeiden.
Transparenz und Schulung: Ein qualitativ hochwertiger Webservice für Schulen zeichnet sich auch dadurch aus, dass er transparente Reports liefert. Z.B. monatliche Berichte: Was wurde geändert, wie ist der Seitenstatus, stehen größere Updates an? So bleibt die Schulleitung im Bilde. Außerdem bieten manche Dienstleister kleine Schulungen oder Handreichungen an, damit die Schule intern besser zurechtkommt (z.B. Leitfaden „Wie schreibe ich einen guten Schulwebsite-Artikel?“, Hinweise zu Fotorechten etc.). Das zeigt, dass der Anbieter an einer echten Partnerschaft interessiert ist, nicht nur am starren Abarbeiten.
Keine Marketing-Falle: Speziell im schulischen Kontext sollte der Ton des Dienstleisters immer professionell, aber pädagogisch angemessen sein. Ein guter Anbieter macht keine übertriebenen Werbeversprechen („Ihre Website auf Platz 1 bei Google!“), sondern konzentriert sich auf Zuverlässigkeit, Rechtssicherheit und die Entlastung der Schule. Neutralität ist wichtig: Inhalte gehören der Schule, und es erfolgt keine zweckfremde Nutzung (z.B. kein platzieren von Fremdwerbung, es sei denn abgesprochen für Sponsoring-Seiten o.ä.).
Flexible Anpassbarkeit: Schulen verändern sich, und ein guter Servicevertrag sollte mitwachsen. Sei es eine neue Schule fusioniert (Website muss zusammengelegt werden) oder man möchte doch ein Feature hinzufügen (z.B. Newsblog, Newsletterfunktion) – der Dienstleister sollte bereit sein, Anpassungen vorzunehmen. Dies geschieht idealerweise im Rahmen eines gepflegten Change-Managements: Die Schule beantragt eine Änderung, bekommt ein Angebot oder es ist im Service enthalten, und dann wird es umgesetzt. Unflexible Verträge nach dem Motto „Das war nicht vereinbart, also geht es nicht“ sind frustrierend. Daher vorab klären: Wie können wir bei Bedarf Features ergänzen, und was kostet das?
Vertragliche Sicherheit: Last but not least, ein gutes Modell umfasst klare vertragliche Regelungen: Laufzeit, Kündigungsfrist, Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) für Datenschutz, Haftungsfragen. Schulen sollten darauf achten, dass im Vertrag steht, welche Garantien der Dienstleister gibt (z.B. Backup-Häufigkeit, Reaktionszeit bei Störungen). Ebenso sollte geregelt sein, dass alle Daten der Website der Schule gehören und bei Vertragsende vollständig herausgegeben werden. Dann verhindert man, dass man in eine Abhängigkeit gerät.

Zusammengefasst: Ein gelungenes Service-Modell entlastet die Schule maximal bei Technik und Routine und unterstützt bei der Inhaltspflege, ohne die Zügel aus der Hand zu nehmen. Die Schule kann sich auf Pädagogik und Inhalt konzentrieren, während Profis im Hintergrund die Website am Laufen halten. Durch regelmäßige Absprachen und klare Verantwortlichkeiten bleibt die Website lebendig und sicher.

Gerade kleinere Schulen ohne eigene IT-Abteilung profitieren von solchen Modellen, wenn der Schulträger sie ermöglicht. Wichtig ist aber, dass alle Beteiligten – Schulleitung, Kollegium, Schulträger und Dienstleister – verstehen: Die Verantwortung bleibt eine gemeinsame Aufgabe. Der folgende Abschnitt fasst die wichtigsten Punkte in einer kompakten Checkliste zusammen, die als Leitfaden dienen kann.

Verantwortlichkeits-Checkliste für Schulwebsites (Übersicht)

Zum Abschluss eine kompakte Checkliste, die die Verteilung von Verantwortung und Aufgaben auf einen Blick darstellt. Schulen können diese Liste nutzen, um zu überprüfen, ob alle nötigen Zuständigkeiten geregelt sind:

🔸 Was die Schule intern entscheiden oder genehmigen muss:

Inhalte und Veröffentlichungen: Die Schule bestimmt, welche Inhalte (Texte, Bilder, Dokumente) auf die Website dürfen. Jede Veröffentlichung braucht eine interne Freigabe, zumindest nach festgelegten Regeln oder durch die Schulleitung bei sensiblen Fällen.
Rechtliche Zulässigkeit: Die Schule trägt die Verantwortung, dass veröffentlichte Inhalte datenschutzkonform und erlaubt sind (z.B. Foto-Einwilligungen eingeholt, Urheberrechte geklärt, keine unerlaubten Personenangaben). Letzte juristische Prüfung passiert intern (ggf. mit Hilfe des Datenschutzbeauftragten).
Impressum und Datenschutzinfos: Die inhaltliche Ausgestaltung des Impressums (Angaben zu Schulleitung, Schulträger etc.) und der Datenschutzerklärung wird von der Schule bereitgestellt bzw. abgesegnet. Änderungen (z.B. neue Schulleitung, geänderte Rechtslage) müssen von der Schule initiiert werden.
Interne Richtlinien und Freigabeprozesse: Die Schule legt fest, wer welche Rolle hat (z.B. „Lehrer Y ist Webmaster“, „Sekretariat pflegt Termine“) und wer im Zweifel das letzte Wort hat (meist Schulleitung). Organisationsentscheidungen liegen bei der Schulleitung/Schulkonferenz.
Krisen- und Sonderfälle: Die Entscheidung, wie mit heiklen Inhalten umgegangen wird (z.B. bei kritischen Kommentaren, Presseanfragen über die Website, Meldungen über Barriereprobleme) trifft die Schule. Externe führen nur Anweisungen aus.

🔸 Was ein externer Dienstleister übernehmen kann:

Technik & Hosting: Serverbetrieb, Domain-Registrierung, technische Wartung der Webseite (Updates, Backups, Performance) kann vollständig extern gemanagt werden – idealerweise per Wartungsvertrag mit garantierten Leistungen.
Design & Layout: Gestaltung der Website, Erstellen von Templates, Responsive Design und regelmäßige Design-Updates (inkl. Einhaltung von Barrierefreiheit) sind typische Agenturaufgaben.
Inhalte einpflegen: Auf Wunsch stellt der Dienstleister laufend neue Inhalte online. Die Schule liefert Texte/Bilder, der Dienstleister übernimmt Formatierung, Upload ins CMS und Publikation nach Freigabe.
Support & Sicherheit: Überwachung der Website auf Erreichbarkeit, schnelles Beheben von Störungen, Schließen von Sicherheitslücken, Virenschutz – all dies kann vertraglich dem externen Partner übertragen sein.
Feedback-Management (technisch): Technische Abwicklung von Feedbackformularen, z.B. zur Barrierefreiheit, kann extern erfolgen. Der Dienstleister leitet inhaltliche Meldungen an die Schule weiter und setzt technische Lösungen um (z.B. ergänzt fehlende Alt-Texte, wenn die Schule darauf hinweist).
Beratung & Schulung: Gute Dienstleister beraten die Schule auch zu Verbesserungen (z.B. „Sie könnten einen Kalender integrieren – sollen wir das machen?“) und schulen bei Bedarf Redakteure. Diese Begleitaufgaben kann man ebenfalls extern einkaufen.

(Hinweis: Bei allen ausgelagerten Aufgaben gilt, dass ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung bestehen muss, wenn personenbezogene Daten betroffen sind, und dass der Dienstleister weisungsgebunden für die Schule arbeitet.)

**🔸 Interne Rollen, die benannt werden sollten:

Schulleitung – Trägt die Gesamtverantwortung, ist offiziell „Verantwortlich im Sinne des Presserechts/DSGVO“ und entscheidet in Zweifelsfällen.
Webseiten-Koordinator/in (Lehrer/in oder Verwaltungsmitarbeiter/in) – Kümmert sich um die operative Pflege oder um die Kommunikation mit dem externen Dienstleister. Ist erster Ansprechpartner intern für alle, die etwas auf der Homepage wollen.
Redaktionsteam (optional) – 2–3 Personen, die Beiträge schreiben oder zuliefern, Fotos machen etc., damit die Last verteilt ist. Dieses Team arbeitet dem Koordinator zu.
Schulträger-IT Ansprechpartner – Kontaktperson beim Schulträger (z.B. IT-Abteilung der Stadt), falls technische Infrastruktur-Fragen auftauchen oder für Abstimmung bei gemeinsamen Projekten (z.B. die Schulhomepage soll ins städtische Portal integriert werden).
Datenschutzbeauftragte/r – Interner oder externer Datenschutzbeauftragter, der die Schule betreut. Er/sie sollte in Prozesse eingebunden sein (Impressum/Datenschutzerklärung kontrollieren, bei neuen Tools beraten). Wichtig: Diese Person überwacht und berät, sie ist nicht Betreiber der Webseite.
Ansprechperson Barrierefreiheit – Muss laut Gesetz bei öffentlichen Stellen genannt sein (oft die/der Datenschutzbeauftragte oder eine Verwaltungsstelle). Diese Person erhält Meldungen zu Barriereproblemen und koordiniert deren Behebung mit dem Web-Team.
Vertretungen – Für alle Schlüsselrollen (Koordinator, Sekretariat) sollte eine Vertretung benannt sein, damit die Website nicht ruht, wenn jemand krank/abwesend ist.

Mit dieser Checkliste kann eine Schule überprüfen, ob sie an alles gedacht hat. Wer all diese Punkte klar geregelt hat, dürfte eine Homepage betreiben, die sowohl rechtssicher als auch aktuell bleibt – ein Gewinn für die Außendarstellung der Schule und ein Stück entlastende Routine im Schulalltag.